POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

"NOVO DIGITAL S.A.S."

La Política de Tratamiento objeto de emisión por parte de la sociedad NOVO DIGITAL S.A.S., está regida bajo las directrices y lineamientos establecidos en el "Régimen de Protección de Datos Personales" de naturaleza privada, asegurando un debido control y manejo de la información personal a nuestro cargo y en armonía con los principios y normatividad que regula la materia; en específico, conforme lo previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2.012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2.015, la sentencia C-748 de 2.011 y la Circular 002 de 2.015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO I - DISPOSICIONES GENERALES

1.1. IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DE TRATAMIENTO

Para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, NOVO DIGITAL S.A.S., en calidad de Responsable y/o Encargado de tratamiento de Datos Personales, procede a extractar los datos de identificación y canales de información para recepción de consultas y reclamos:

RAZÓN SOCIAL	NOVO DIGITAL S.A.S.
NIT	901.842.920-2
PUNTO DE ATENCIÓN Y NOTIFICACIONES	CR 68 A 46 A 42 OF 101 Medellín - Colombia
CORREO ELECTRÓNICO	contacto@novodigital.com.co

1.2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

La presente Política tiene por objeto establecer y divulgar los lineamientos, principios, procedimientos y directrices que rigen el tratamiento de los datos personales, incluidos datos privados, semiprivados y sensibles, de clientes, licenciados, usuarios de plataformas tecnológicas, consumidores, proveedores, aliados estratégicos y colaboradores, que sean recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos o suprimidos por NOVO DIGITAL S.A.S., ya sea en su calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

En desarrollo de lo anterior, esta Política regula la adecuada administración, custodia y control de las bases de datos y archivos, tanto físicos como digitales, incluidos aquellos alojados en infraestructuras tecnológicas propias o de terceros, garantizando el cumplimiento del marco normativo aplicable y la implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a la protección de la información.

Así mismo, la presente Política compendia los mecanismos y procedimientos dispuestos por NOVO DIGITAL S.A.S. para que los titulares de la información puedan ejercer de manera efectiva sus derechos de habeas data, en particular los derechos de conocimiento, acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como las medidas de seguridad adoptadas para prevenir su pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración.

1.3. TITULARES BENEFICIARIOS DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se aplica y está dirigida a los siguientes titulares de la información:

• Usuarios finales: Comprende a los distintos grupos de interés que mantienen o han mantenido una relación jurídica, comercial o contractual con NOVO DIGITAL S.A.S., tales como clientes, consumidores, licenciados, entidades vinculadas mediante convenios o contratos, proveedores y, en general, a los usuarios de los servicios tecnológicos y/o de las plataformas de software desarrolladas, licenciadas o administradas por la compañía, en el marco de su objeto social y con ocasión de la prestación de servicios de desarrollo tecnológico en el territorio nacional.
• Personas vinculadas laboral o contractualmente: Incluye a las personas naturales que se encuentren vinculadas a NOVO DIGITAL S.A.S. mediante contrato de trabajo, contrato de prestación de servicios, o cualquier otra modalidad contractual permitida por la ley, en desarrollo de actividades propias o conexas al objeto social de la compañía.
• Otros titulares de información: En general, cualquier persona natural titular de datos personales, que actúe en nombre propio o en calidad de representante legal, apoderado o autorizado, cuya información sea recolectada, tratada o administrada por NOVO DIGITAL S.A.S. como consecuencia del desarrollo de sus actividades empresariales, comerciales, contractuales, tecnológicas o administrativas.

CAPITULO II - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1. BASES DE DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

Las bases de datos que son objeto de recolección y tratamiento por parte de la sociedad NOVO DIGITAL S.A.S. se clasifican y definen como sigue:

Tipo de base	Definición
Recursos Humanos	Corresponde a las bases de datos asociadas a la gestión integral del talento humano de NOVO DIGITAL S.A.S., cuya administración se encuentra a cargo de la Dirección Administrativa o del área que haga sus veces. En esta categoría se incluyen los datos personales de trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, contratistas, prestadores de servicios, proveedores de servicios relacionados con la gestión del personal, así como de candidatos que suministran sus hojas de vida en procesos de selección y vinculación. La información recolectada puede comprender datos de identificación, contacto, laborales, académicos, financieros, de seguridad social y, cuando sea estrictamente necesario, datos sensibles, los cuales serán tratados conforme a la normativa vigente.
Usuarios Finales	Comprende las bases de datos que consolidan información de carácter público, privado, semiprivado y, cuando aplique, sensible, suministrada de manera directa o indirecta por los grupos de interés que mantienen una relación jurídica, contractual o comercial con NOVO DIGITAL S.A.S., tales como clientes, consumidores, licenciados, entidades vinculadas mediante convenios o contratos y, en general, los usuarios de los servicios tecnológicos y/o de las plataformas de software desarrolladas, licenciadas o administradas por la compañía. La información recolectada podrá incluir, entre otros, datos de identificación, contacto, uso de plataformas, información financiera, comercial y crediticia, necesarios para la correcta prestación de los servicios y el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

2.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de NOVO DIGITAL S.A.S., en su calidad de responsable y/o encargado, están sometidos a un proceso de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, en los términos que se advierten a continuación:

2.2.1. Recolección de Datos Personales

NOVO DIGITAL S.A.S. recolecta datos personales en desarrollo de las actividades mercantiles propias de su objeto social, así como en cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y administrativas que le asisten en su condición de empleador, proveedor de servicios tecnológicos y operador de plataformas digitales.

La información personal podrá ser recolectada directamente de los titulares o de manera indirecta a través de encargos de tratamiento efectuados por terceros, tales como clientes, entidades vinculadas mediante convenios o contratos, aliados estratégicos, proveedores y usuarios de las plataformas tecnológicas desarrolladas o administradas por la compañía, cuando ello resulte necesario para la correcta prestación de los servicios, la ejecución de relaciones contractuales o el cumplimiento de obligaciones legales.

En todos los casos, la recolección de datos personales se realizará observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, y contará con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

2.2.2. Almacenamiento de Datos Personales

Los datos personales recolectados y tratados por NOVO DIGITAL S.A.S., ya sea de forma directa o en virtud de encargos de tratamiento, son almacenados en bases de datos y repositorios digitales alojados en servidores propios o de terceros debidamente contratados, los cuales cumplen con estándares razonables de seguridad de la información.

La compañía implementa medidas técnicas, administrativas y humanas orientadas a proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o divulgación, garantizando el cumplimiento del principio de acceso y circulación restringida y limitando el acceso exclusivamente al personal autorizado y a los terceros que deban intervenir para el cumplimiento de las finalidades legítimas del tratamiento.

2.2.3. Uso y Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales recolectados y almacenados en las bases de datos de NOVO DIGITAL S.A.S. se realiza para las siguientes finalidades, según aplique al tipo de titular y a la naturaleza de la relación existente:

• Cumplir las obligaciones legales, contractuales y comerciales derivadas de las relaciones con clientes, licenciados, usuarios de plataformas, proveedores, aliados estratégicos y demás grupos de interés.
• Prestar, administrar, operar, mantener y mejorar los servicios tecnológicos y las plataformas digitales desarrolladas, licenciadas o administradas por la compañía, incluyendo la gestión de usuarios, accesos, credenciales, soporte técnico y continuidad operativa.
• Realizar actividades administrativas, contables, financieras, de facturación, auditoría, control interno y gestión económica.
• Gestionar la relación laboral y contractual con empleados, contratistas y colaboradores, incluyendo control de horarios, nómina, prestaciones sociales, seguridad y salud en el trabajo, formación, selección y evaluación de personal.
• Elaborar estadísticas, reportes, análisis internos e informes de gestión, comerciales o estratégicos.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de control, en cumplimiento de obligaciones legales.
• Responder solicitudes, consultas, quejas o reclamos presentados por los titulares de la información.
• Desarrollar otras finalidades directamente relacionadas con la actividad empresarial de NOVO DIGITAL S.A.S., siempre que sean compatibles con la finalidad original de la recolección y cuenten con la debida autorización del titular.

2.2.4. Circulación y Transferencia de Datos Personales

Por regla general, NOVO DIGITAL S.A.S. no comparte los datos personales que recolecta con terceros no autorizados. No obstante, podrá transmitir o transferir datos personales a proveedores, aliados estratégicos o terceros encargados del tratamiento, cuando ello sea necesario para la correcta ejecución de contratos, la prestación de los servicios ofrecidos o el cumplimiento de obligaciones legales.

Dicha circulación de datos se realizará bajo esquemas de encargo de tratamiento o contratos que garanticen el cumplimiento de los estándares de seguridad, confidencialidad y protección de la información, y se encontrará amparada en las causales previstas en la Ley 1581 de 2012, en particular cuando resulte necesaria para la ejecución de un contrato en el que el titular sea parte o para la adopción de medidas precontractuales, siempre que exista autorización del titular, cuando esta sea exigible.

2.2.5. Supresión de Datos Personales

Los datos personales tratados por NOVO DIGITAL S.A.S. serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, o mientras subsistan obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas o de auditoría que exijan su conservación, conforme a los términos máximos establecidos en la legislación colombiana.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los plazos legales de retención, los datos personales serán suprimidos de las bases de datos, salvo que deban conservarse por razones legales o probatorias. La supresión se realizará garantizando la imposibilidad de recuperación o acceso posterior, de conformidad con las políticas internas de seguridad de la información.

2.3. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Respecto de las bases de datos personales tratadas en calidad de responsable, NOVO DIGITAL S.A.S. obtiene de los titulares la autorización de manera previa, libre, expresa e informada, para la recolección y el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

Para tal efecto, la sociedad ha dispuesto mecanismos idóneos y canales de comunicación que permiten dejar constancia verificable del otorgamiento de dicha autorización, la cual podrá constar en medios físicos, electrónicos, digitales o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta y reproducción mediante herramientas técnicas, siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

La autorización otorgada por el titular comprenderá las finalidades previstas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y se mantendrá vigente durante el tiempo en que subsista la relación que dio origen al tratamiento o mientras resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

2.4. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

NOVO DIGITAL S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas razonables y necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales bajo su tratamiento, protegiendo su confidencialidad, integridad, disponibilidad y evitando su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o fraudulento.

Así mismo, la compañía ha implementado protocolos internos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales o a los sistemas de información, los cuales se encuentran alineados con los principios de seguridad y confidencialidad previstos en la normativa vigente.

Entre las medidas de seguridad implementadas se encuentran, entre otras, las siguientes:

• Política de Tratamiento de Datos Personales y políticas internas de seguridad de la información.
• Acceso restringido a la información mediante credenciales, claves personalizadas y controles de autenticación.
• Restricción y segmentación de la información conforme a perfiles de acceso autorizados.
• Controles de seguridad para la validación, transmisión y salida de información.
• Procedimientos para la disposición final segura de la información.
• Asignación clara de responsabilidades y autorizaciones para el tratamiento de datos personales.
• Suscripción de acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y terceros con acceso a la información.
• Monitoreo y registro de accesos y consultas a las bases de datos.

2.5 OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DE DATOS PERSONALES

Las personas naturales o jurídicas que, en virtud de una relación contractual, comercial o de cualquier otra naturaleza, realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de NOVO DIGITAL S.A.S., en calidad de encargados del tratamiento, deberán cumplir, como mínimo, con las siguientes obligaciones:

• Garantizar al titular el ejercicio efectivo de los derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Adoptar y aplicar políticas internas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas debidamente autorizadas.
• Cumplir con las obligaciones previstas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones concordantes en materia de protección de datos personales.

2.6. OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN CUANDO NOVO DIGITAL S.A.S. ACTÚE COMO ENCARGADO

Cuando NOVO DIGITAL S.A.S. actúe en calidad de encargado del tratamiento, respecto de datos personales suministrados por terceros responsables en virtud de relaciones comerciales, contractuales o de prestación de servicios, dichos responsables deberán:

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, incluyendo la transmisión de los mismos a NOVO DIGITAL S.A.S.
• Garantizar que la información suministrada se encuentra debidamente autorizada conforme a la normativa vigente.
• Suministrar a NOVO DIGITAL S.A.S., cuando esta lo requiera, copia o evidencia de las autorizaciones otorgadas por los titulares, para efectos de verificación, cumplimiento normativo o atención de requerimientos de autoridades competentes.

En estos casos, se entenderá que el responsable de la información cuenta con las autorizaciones necesarias de los titulares para el tratamiento de los datos personales conforme a las finalidades descritas en la presente Política.

CAPITULO III - DERECHOS DE TITULARES Y/O GRUPOS DE INTERES

3.1. CONSULTAS Y RECLAMACIONES

Los titulares de la información y/o los grupos de interés podrán solicitar a NOVO DIGITAL S.A.S. el acceso, consulta y conocimiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos, así como formular consultas y reclamos relacionados con su tratamiento, a través de los canales dispuestos en la presente Política.

Las consultas y reclamos deberán contener, como mínimo, los requisitos de identificación exigidos por la Ley 1755 de 2015, a fin de verificar la identidad del solicitante o su calidad de legitimado. Dichas solicitudes serán atendidas y resueltas dentro de los términos previstos en la normatividad legal vigente en materia de derecho de petición y protección de datos personales.

3.2. DERECHOS PROPIOS DE LOS TITULARES

En virtud de la protección legal establecida en la normativa colombiana, los titulares de los datos personales podrán ejercer ante NOVO DIGITAL S.A.S., en cualquier momento y de manera gratuita, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, para lo cual deberán acreditar su identidad o la calidad en que actúan, con el fin de prevenir el acceso no autorizado a la información.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, cuando esta sea exigible.
• Conocer el uso y tratamiento que se está dando a sus datos personales por parte de NOVO DIGITAL S.A.S.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, conforme a los procedimientos previstos en la ley y en la presente Política.
• Solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada, cuando mediante decisión judicial o administrativa se determine que el tratamiento efectuado vulneró disposiciones legales o constitucionales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una (1) vez por cada mes calendario, y cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a la presente Política que justifiquen nuevas consultas. La información podrá ser suministrada por cualquier medio idóneo, incluidos medios electrónicos.

3.3. RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DEL TITULAR

La revocatoria de la autorización y/o la solicitud de supresión de datos personales no procederá cuando exista un deber legal o contractual que imponga la obligación de conservar la información en las bases de datos de NOVO DIGITAL S.A.S., cuando dicha información sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, judiciales o administrativas.

3.4. CANALES DE ATENCIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DEL TITULAR

Para el ejercicio de los derechos de consulta, acceso, actualización, rectificación y supresión de datos personales, NOVO DIGITAL S.A.S. pone a disposición de los titulares de la información los siguientes canales de atención:

DIRECCIÓN FÍSICA: CR 68 A 46 A 42 OF 101 Medellín - Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: contacto@novodigital.com.co

CAPITULO IV - DISPOSICIONES FINALES

4.1 MEDIDAS PERMANENTES

En el desarrollo del tratamiento de datos personales, NOVO DIGITAL S.A.S. verificará de manera permanente que sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas internas garanticen el ejercicio efectivo del derecho fundamental de hábeas data por parte de los titulares de la información.

Así mismo, la compañía adoptará las acciones necesarias para asegurar que la recolección y el tratamiento de los datos personales cuenten, cuando sea exigible, con la autorización previa, libre, expresa e informada del titular, obtenida en los términos y con los requisitos establecidos en la normativa vigente.

4.2 VINCULATORIEDAD DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento para NOVO DIGITAL S.A.S., sus administradores, empleados, contratistas, aliados estratégicos, encargados del tratamiento y, en general, para cualquier persona natural o jurídica que tenga acceso a datos personales tratados por la compañía en virtud de una relación contractual, comercial o legal.

Los titulares de la información que mantengan alguna relación con NOVO DIGITAL S.A.S. deberán sujetarse a las disposiciones aquí contenidas. En el caso de empleados, contratistas, proveedores y demás terceros distintos de los usuarios finales, estos deberán cumplir adicionalmente con los manuales internos, políticas y procedimientos específicos en materia de protección de datos personales, según la naturaleza de su vinculación y las funciones que desempeñen.

4.3 CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NOVO DIGITAL S.A.S. garantiza que el tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos se realiza en estricto cumplimiento de los principios consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, en particular los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, los cuales orientan todas las actividades de recolección, uso, almacenamiento, circulación y supresión de la información personal bajo su responsabilidad.

4.4. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del día treinta (30) de enero de dos mil veintiséis (2.026).